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jeudi, 21 avril 2022 09:26

L'interopérabilité croissante entre la gestion des espaces de travail et l'ITSM

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Avec l'ouverture progressive des marchés, il est de plus en plus évident que le modèle de travail hybride est appelé à perdurer dans un nombre croissant d'entreprises. Le besoin d'une collaboration interservices entre l'informatique et les services en charge des installations s'en trouve accru.

Avant la pandémie, les équipes informatiques de plusieurs entreprises s'appuyaient sur les équipes chargées des installations pour assurer l'entretien des équipements du lieu de travail tels que les imprimantes, les projecteurs et les écrans. Dans de nombreuses entreprises, les services d'installations ont même joué un rôle essentiel dans le maintien des équipements laissés sur le lieu de travail lorsque les employés ont été soudainement contraints de travailler à distance en 2020.

Mais les services chargés des installations s'appuyaient sur des outils anciens et disparates, et parfois ne disposaient même pas d'un outil pour gérer leurs processus. Essentiellement, leurs fonctions étaient disjointes des autres processus critiques de l'entreprise.

Aujourd'hui, avec l'avènement des stratégies de travail hybride, les employés ont la possibilité de choisir leur lieu de travail. Cette situation pose de nombreux problèmes aux équipes chargées de la prestation de services, telles que l'informatique, les ressources humaines, les équipes techniques et juridiques.

Compte tenu de cette interopérabilité préexistante entre l'informatique et les services en charge des installations, ces deux équipes devraient être en mesure d'échanger des données et des flux de travail interfacés pour garantir une expérience fluide aux employés.

Avec le modèle de travail hybride, l'interopérabilité augmente et l'informatique doit plus que jamais travailler en tandem avec les équipes d'installations. En voici trois raisons.

i) Réglementer les privilèges d'accès physique en fonction de l'espace de travail

Avec la population fluctuante des employés dans le modèle hybride, les espaces de travail sont souvent sous-utilisés. Pour réduire le gaspillage d'énergie et les frais d'entretien, les équipes en charge des installations modifient souvent les espaces de travail pour les adapter à l'affluence.

En conséquence, ils doivent tenir le service informatique informé des zones des bureaux qui sont désormais réglementées et dont l'accès physique est contrôlé. Ceci aide les équipes informatiques à assurer la sécurité des réseaux locaux et des équipements au sein de cet environnement contrôlé.

ii) Gérer l'environnement de l'infrastructure informatique vitale

Lorsque les entreprises se développent, leur infrastructure informatique doit s'étendre en conséquence pour répondre à la demande technologique. L'équipe informatique et l'équipe chargée des installations doivent travailler en étroite collaboration pour comprendre les besoins de chacun pendant ce processus d'expansion.

Alors que l'équipe informatique assure la disponibilité des informations et le temps de fonctionnement de l'entreprise, l'équipe des installations s'occupe de l'alimentation électrique, de la climatisation, de la sécurité et de l'espace nécessaire au fonctionnement optimal des serveurs et des centres de données de l'entreprise.

iii) Minimiser les temps d'arrêt pendant les situations d'urgence

La pandémie a servi de test décisif pour le plan de continuité des activités (PCA) de chaque entreprise. Lorsque des catastrophes majeures, telles que des fuites de gaz ou des conditions météorologiques extrêmes, se produisent, l'informatique doit être assurée de ses opérations et minimiser les temps d'arrêt.

Les services des installations et informatiques jouent un rôle important dans la planification du PCA ou de la reprise après sinistre. L'équipe en charge des installations doit se tenir informée des espaces qui peuvent être réaffectés aux opérations commerciales et informatiques. Un PCA ou un plan de reprise après sinistre auquel il est facile d'accéder et de suivre en cas d'urgence réduit considérablement les temps d'arrêt de l'entreprise.

Les arguments en faveur de la gestion intégrée de l'espace de travail

Grâce aux plates-formes de gestion des services d'entreprise (ESM), les équipes informatiques et non informatiques regroupent leurs activités de prestation de services sur une plate-forme unique. Cela offre une expérience cohérente aux utilisateurs de tous les services.

La plateforme centralisée sert de support à l'équipe informatique et à l'équipe technique pour communiquer et coordonner leurs processus ensemble, ce qui simplifie leur collaboration. Par exemple, lorsque l'équipe informatique a fini de configurer le poste de travail d'un nouvel employé, un ticket automatisé peut être créé dans l'instance de centre de services des services techniques pour préparer l'espace de travail et le badge d'accès du nouvel employé.

Bien qu'il soit beaucoup plus facile d'enregistrer, de suivre et de fournir des services avec un outil ESM, les équipes chargées des installations ont toujours besoin d'un outil pour enregistrer et gérer le campus de l'entreprise. Et tout comme l'équipe informatique dépend de l'équipe technique, d'autres équipes non informatiques dépendent également des services d'installations pour leurs propres projets. C'est pourquoi un module de gestion des espaces performant intégré à la plateforme ESM peut aider les équipes chargées des installations à mieux assister les autres équipes.

De quoi avez-vous besoin pour une gestion efficace des espaces ?

Dans la dernière version de ServiceDesk Plus, les responsables des services techniques peuvent gérer le campus de leur entreprise grâce au module dédié Espaces. Avec le module Espaces, vous pouvez :

  • Digitalisez le campus

  • Les gestionnaires d'installations peuvent suivre numériquement tous les niveaux de l'arborescence des espaces, des campus étendus sur plusieurs sites aux pièces spécifiques et aux espaces ouverts.

  • Chaque espace peut être associé à des équipements, tels que les équipements de sécurité présents, et à des éléments critiques, tels que le niveau d'accès privilégié de l'espace.

arborescence des campus

  • Visualisez le campus avec l'arborescence des espaces

  • L'arborescence des espaces offre une vue consolidée et connectée de tous les espaces gérés de l'entreprise.

  • La vue d'ensemble permet aux gestionnaires d'avoir un aperçu des niveaux d'occupation et du nombre de tickets émis dans tous les espaces, afin de s'assurer qu'aucun espace de travail n'est mal desservi

visualisation arborescence campus
  • Gardez tous les détails au bout des doigts
  • Le module Espaces permet aux administrateurs en charge des installations de créer des modèles personnalisés pour enregistrer des détails uniques.

  • Chaque espace peut également être associé aux tickets correspondants, aux équipements qu'il contient, aux services qu'il fournit et aux documents pertinents, tels que les plans d'urgence, de continuité des activités ou de reprise après sinistre.

module espaces

Comment le tester maintenant ?

Le module Spaces est maintenant disponible avec l'édition Enterprise de l'instance du service d'assistance Installations dans la dernière version on-premises de ServiceDesk Plus. Vous pouvez essayer notre version d'essai gratuite de 30 jours ici.

Informations supplémentaires

  • Logiciels ITSM: ServiceDesk Plus
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