Construisez votre inventaire
Votre objectif principal devrait consister à mettre en place un dépôt central d'équipements, comprenant tous les composants matériels et logiciels dont vous disposez. En fonction du système d'exploitation utilisé par votre société, faites votre choix parmi une longue liste de techniques de détection et de découverte, telles que les détections par script, par domaine, par agent, ou par équipement distribué. Par exemple, si vous utilisez Windows, une détection par agent serait idéale. Il convient de récupérer autant d'attributs relatifs aux équipements que possible, comme le type, le nom du fabricant, l'état, l'emplacement, ainsi que le coût, afin d'avoir une meilleure vue et une meilleure compréhension des équipements détectés.
Situez vos équipements
Posséder une base d'inventaire des équipements ne rime à rien si vous ignorez certains détails, tels que l'utilisateur, les composants auxquels un équipement est connecté, et les services qui seraient affectés en cas de panne. Après avoir construit votre base d'inventaire, la prochaine étape consisterait à mettre en place votre base de données de gestion de configurations, en créant des dépendances entre vos équipements. Créez un schéma de relations à l'aide de différents types de relations, afin d'obtenir une vue d'ensemble de la configuration de votre infrastructure informatique. Par exemple, un service à l'entreprise peut être relié à d'autres entités, à l'aide de relations, telles que connecté à, dépend de, fonctionne sur, affecte d'autres services ou reçoit des données de.
Gérez le cycle de vie de vos équipements
Tous les équipements matériels et logiciels sont voués à faire partie d'un cycle qui passe par différents états, tels que loué, acheté, en réparation ou en cours d'utilisation. Ces états vous permettent de suivre le cycle de vie entier de ces équipements, avec un meilleur usage des ressources à la clé. Lorsque ces équipements passent d'un état à un autre, le dépôt central des équipements devrait être mis à jour avec le motif, un horodatage et le nom de la personne qui modifie cet état. Ces informations à jour vous permettent de rester informé, d'exercer un contrôle de vos équipements, et de prendre des décisions d'achat judicieuses. Par exemple, un gestionnaire des achats peut choisir de louer ou d'acquérir un nouvel équipement, en remplacement d'un équipement existant désaffecté ou en réparation.
Étendez la gestion des équipements à d'autres procédures ITSM
La gestion des équipements n'est pas une procédure indépendante. Elle doit être intégrée à d'autres procédures ITSM, afin de permettre aux équipes informatiques de prendre les bonnes décisions. Elle améliore le délai de clôture des incidents, des problèmes et des modifications, en fournissant des informations détaillées sur les équipements impliqués. Voici comment la gestion des équipements prend en compte les procédures ITSM :
- Gestion des incidents - Elle fournit des informations de diagnostic essentielles sur les équipements utilisés par le demandeur, et elle permet d'accéder à n'importe quel ordinateur ou serveur via une fonctionnalité de prise de contrôle à distance, afin de résoudre les problèmes.
- Gestion des problèmes - Elle fournit des informations sur l'équipement, afin d'identifier la cause première des problèmes.
- Gestion des modifications - Elle vous permet de procéder à une modification correctement planifiée, en garantissant un délai minimal de blocage de la production. De plus, les relations entre équipements vous facilitent la compréhension de l'impact de modifications planifiées sur l'environnement informatique.
Automatisez les alertes et les avertissements
La gestion des équipements implique habituellement de nombreux responsables, y compris des utilisateurs finaux (qui seraient affectés par la panne d'un équipement) et des gestionnaires d'équipements (qui prennent en charge le suivi et l'entretien des équipements). Il est important d'avertir ces responsables des modifications de votre infrastructure d'équipements, via des alertes et des avertissements automatiques. Ce faisant, ces responsables peuvent prendre des mesures proactives pour éviter ou réduire l'apparition d'incidents. Par exemple, avertir d'une panne de serveur avant qu'elle ne se produise empêcherait les utilisateurs finaux d'ouvrir des tickets d'incident de connexion au serveur, via la plate-forme de support. De même, informer un gestionnaire des achats de l'expiration prochaine d'un contrat ou d'une licence lui permettrait d'acquérir des licences supplémentaires et de maintenir leur conformité.
Établissez et partagez des rapports de données sur les équipements
Créer et partager fréquemment des rapports détaillés relatifs aux équipements fournit aux décideurs un instantané régulièrement mis à jour de votre infrastructure informatique. Ces rapports quantitatifs sur les équipements peuvent les aider à préparer des audits et à établir des budgets financiers plus précisément. Voici quelques rapports parmi les plus fréquemment générés :
- Utilisation frauduleuse de matériels ou de logiciels
- Détection d’éléments de configuration illicites
- Équipements identifiés comme causes d'interruption de service
- Nombre des licences utilisées par rapport à celui des licences acquises
- Coût moyen d'une licence
Allez plus loin avec la gestion des équipements
Fréquemment, les gestionnaires d'équipements informatiques se demandent : « Devrais-je aussi faire le suivi de tous mes équipements non-informatiques ? » Suite à la mise en place d'un dépôt central de suivi et d'entretien de tous vos équipements informatiques, il est tout à fait logique d'étendre cette gestion aux autres équipements, dans le but d'éviter à un autre service de réinventer la roue. Il est vital d'assurer le suivi de tous vos équipements non-informatiques, tels que les générateurs, les climatiseurs, ainsi que les meubles, afin de comprendre les dépenses de votre société et de revoir votre budget. Les équipements non-informatiques peuvent être ajoutés à votre plate-forme de support en important des fichiers .csv ou via la lecture d'un code à barres.
Les points décrits ci-dessus peuvent constituer une bonne amorce d'implémentation de la gestion d'équipements informatiques dans votre société. C'est la garantie d'une accélération des performances, de la conformité et de l'efficacité des opérations de votre service informatique.